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Conciliação Físico-Contábil: O Momento da Verdade na Gestão de Ativo Imobilizado
- Alexandre Freire
- 28 de ago.
- 2 min de leitura
A conciliação físico-contábil é a etapa analítica central da gestão patrimonial, onde a realidade física, apurada no inventário, é rigorosamente confrontada com os registros da empresa. Este processo é crucial para identificar e classificar divergências, garantindo que o balanço patrimonial reflita fielmente a realidade operacional da organização.
Como funciona o cruzamento de dados?
O processo consiste na comparação sistemática da base de dados gerada pelo inventário físico com os registros do ativo imobilizado no sistema contábil ou ERP. Softwares especializados utilizam chaves de conciliação para encontrar correspondências entre os dois universos de dados. A precisão é maximizada aplicando as chaves em uma ordem hierárquica, garantindo que cada ativo seja corretamente identificado e verificado.
A metodologia de cruzamento deve seguir uma ordem para assegurar a máxima eficiência e precisão na identificação dos ativos:
Chave Primária: O Número do Patrimônio, ou código da plaqueta, é o identificador mais confiável e deve ser sempre a primeira chave de cruzamento utilizada.
Chaves Secundárias: Para ativos encontrados sem plaqueta ou com a identificação ilegível, a conciliação recorre a uma combinação de outros campos importantes, como Número de Série do fabricante, Marca, Modelo e a Descrição detalhada do bem.
Quais são os resultados possíveis da conciliação?
Ao final do processo de cruzamento de informações, cada item do patrimônio da empresa é classificado em uma de duas categorias fundamentais. Essa classificação determina os próximos passos a serem tomados pela equipe de gestão de ativos e pela contabilidade, direcionando os esforços para a investigação e o saneamento das divergências encontradas durante o processo.
Os ativos são classificados como:
Conciliados: Itens que foram encontrados fisicamente e correspondem de forma inequívoca a um registro contábil. Nesses casos, podem ser necessários apenas ajustes cadastrais, como a atualização da localização ou a correção da descrição, que não geram impacto no valor contábil do bem.
Não Conciliados (Divergentes): Ativos que existem em uma das bases de dados, mas não possuem uma contrapartida correspondente na outra. São estes itens que dão origem às chamadas "sobras" físicas ou contábeis e que exigem uma investigação aprofundada para o correto saneamento.
Conclusão:
O cruzamento de dados é o ponto de partida para garantir a integridade da base patrimonial. Ao confrontar o inventário físico com os registros contábeis, a empresa não apenas identifica inconsistências, mas também obtém um diagnóstico preciso sobre a saúde de seus controles internos. A correta classificação dos ativos permite focar os esforços de saneamento onde eles são realmente necessários, assegurando a fidedignidade do balanço patrimonial.
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